Ein Klick. Mehr braucht es nicht, um eine Fertigung stillstehen zu lassen. Nicht durch Maschinenfehler. Nicht durch Materialausfall. Sondern durch eine E-Mail, die aussieht wie tausend andere. 84 Prozent aller Cyberangriffe auf Industrieunternehmen beginnen im Posteingang – dort, wo niemand eine Gefahr vermutet. Während Sicherheitsfachkräfte Schutzausrüstung prüfen und Gefahrenstellen absichern, öffnet sich parallel ein digitales Einfallstor, das kaum jemand auf dem Radar hat.
Wenn der Posteingang zur kritischen Infrastruktur wird
E-Mail-Sicherheit klingt nach IT-Thema. Tatsächlich ist sie längst Teil des betrieblichen Arbeitsschutzes. In vernetzten Produktionsumgebungen, in denen Maschinen über Steuerungssysteme kommunizieren, kann eine kompromittierte E-Mail-Adresse den Zugang zu sensiblen Produktionsdaten ermöglichen. Ein präparierter Anhang infiltriert Systeme, verschlüsselt Dateien oder manipuliert Fertigungsabläufe. Die IT-Sicherheit in der deutschen Industrie ist nicht länger vom physischen Arbeitsschutz zu trennen – beide Bereiche verschmelzen in einem digitalen Ökosystem, das anfällig ist für Angriffe von außen.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat Ende Mai 2025 konkrete Empfehlungen zur E-Mail-Sicherheit veröffentlicht. Darin werden Standards wie SPF, DKIM und DMARC beschrieben – technische Verfahren, die verhindern sollen, dass gefälschte Absenderadressen unerkannt bleiben. Doch die Umsetzung in deutschen Betrieben hinkt hinterher. Viele Unternehmen nutzen E-Mail-Infrastrukturen, deren Sicherheitskonfiguration jahrelang unverändert blieb.
Phishing trifft auf Produktionsrealität
Der klassische Phishing-Angriff funktioniert nach einem einfachen Muster: Eine E-Mail gibt vor, von einer bekannten Quelle zu stammen. Sie fordert zur Eingabe von Zugangsdaten auf oder lädt zum Download eines vermeintlich harmlosen Dokuments ein. In Betrieben mit digitalisierten Prozessen der Industrie 4.0 sind die Folgen jedoch weitreichender als der Verlust einzelner Passwörter. Angreifer erlangen Zugriff auf Produktionssteuerungen, manipulieren Datenströme oder legen Wartungsprotokolle lahm.
Ein Maschinenbauer aus Süddeutschland berichtete von einem Vorfall, bei dem eine gefälschte Lieferantenmail dazu führte, dass Fertigungsdaten an externe Server übermittelt wurden. Der Schaden: mehrwöchiger Produktionsstopp, Vertrauensverlust bei Kunden und ein sechsstelliger Betrag für die Wiederherstellung der Systeme. Solche Fälle bleiben oft unter dem Radar der öffentlichen Wahrnehmung, weil Unternehmen Reputationsschäden fürchten.
Technische Schutzmaßnahmen – mehr als Virenscanner
E-Mail-Sicherheit beginnt auf Serverebene. SPF (Sender Policy Framework) definiert, welche Mailserver berechtigt sind, E-Mails im Namen einer Domain zu versenden. DKIM (DomainKeys Identified Mail) fügt digitale Signaturen hinzu, die die Echtheit einer Nachricht bestätigen. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) kombiniert beide Verfahren und legt fest, wie mit verdächtigen E-Mails zu verfahren ist.
Die Umsetzung dieser Standards erfordert keine komplexen Investitionen, sondern vor allem korrekte Konfiguration. Viele gängige E-Mail-Systeme wie Microsoft Exchange oder Google Workspace bieten entsprechende Einstellungen – sie müssen jedoch aktiviert und regelmäßig überprüft werden. Ein Leitfaden für sichere E-Mail-Kommunikation zeigt praxisnah, wie Unternehmen ihre Infrastruktur absichern können.
Ergänzend dazu spielen Verschlüsselungstechnologien eine zentrale Rolle. TLS (Transport Layer Security) schützt E-Mails während der Übertragung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sichert den Inhalt auch auf den Servern der Provider. Wer sensible Fertigungsdaten per E-Mail versendet, sollte auf letztere nicht verzichten.
Der Mensch als Schwachstelle – oder als Schutzfaktor
Technische Systeme allein reichen nicht. Die meisten erfolgreichen Angriffe nutzen menschliche Unachtsamkeit. Eine E-Mail mit vertrautem Absender, ein Link, der plausibel wirkt, eine Dringlichkeit, die zum Handeln drängt – Angreifer manipulieren gezielt Verhaltensweisen.
Hier greifen digitale Unterweisungsformate als präventive Maßnahme. Statt jährlicher Schulungen, die schnell vergessen werden, setzen moderne Betriebe auf kontinuierliche Sensibilisierung. Kurze, praxisnahe Module zeigen Mitarbeitenden, wie sie verdächtige E-Mails erkennen, wie sie mit unbekannten Anhängen umgehen und an wen sie sich im Verdachtsfall wenden können.
Ein mittelständisches Unternehmen aus der Metallverarbeitung führte monatliche Phishing-Simulationen ein. Mitarbeitende erhielten täuschend echte Test-E-Mails, deren Klickrate analysiert wurde. Nach sechs Monaten sank die Quote von 42 auf 8 Prozent. Solche Ansätze wirken, weil sie Bewusstsein schaffen, ohne zu überfordern.
Datenschutz und E-Mail-Sicherheit – ein Spannungsfeld
E-Mail-Überwachung zur Gefahrenabwehr steht in einem Spannungsverhältnis zum Datenschutz. Arbeitgeber dürfen nicht pauschal die Kommunikation ihrer Beschäftigten scannen. Automatisierte Systeme, die Anhänge auf Schadsoftware prüfen, sind zulässig – tiefgehende Inhaltsanalysen jedoch nicht. Die DSGVO setzt enge Grenzen.
Transparenz ist hier entscheidend. Betriebe, die E-Mail-Sicherheitssysteme einsetzen, müssen ihre Belegschaft darüber informieren, welche Daten erfasst und wie sie verarbeitet werden. Betriebsvereinbarungen schaffen Klarheit und vermeiden rechtliche Konflikte. Eine offene Kommunikation über Sicherheitsmaßnahmen erhöht zudem die Akzeptanz bei den Beschäftigten.
Verantwortung teilen – wer ist zuständig?
E-Mail-Sicherheit fällt traditionell in den Verantwortungsbereich der IT-Abteilung. Doch in Betrieben, in denen digitale Infrastrukturen direkt mit Produktionsanlagen verbunden sind, verschiebt sich die Zuständigkeit. Fachkräfte für Arbeitssicherheit müssen digitale Risiken in ihre Gefährdungsbeurteilungen einbeziehen. Die Zusammenarbeit zwischen IT, Arbeitssicherheit und Geschäftsführung wird zur Notwendigkeit.
Manche Unternehmen etablieren eigene Rollen: Cyber-Security-Beauftragte, die sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen koordinieren. Andere setzen auf externe Dienstleister, die regelmäßige Sicherheitsaudits durchführen. Entscheidend ist, dass Verantwortlichkeiten klar definiert sind und nicht im Unklaren bleiben, wer im Ernstfall reagiert.
Incident Response – wenn es doch passiert
Selbst mit besten Schutzmaßnahmen bleibt ein Restrisiko. Deshalb braucht jeder Betrieb einen Notfallplan für den Fall eines erfolgreichen Angriffs. Wer wird informiert? Welche Systeme werden sofort vom Netz genommen? Wie erfolgt die Kommunikation nach außen?
Ein strukturierter Incident-Response-Plan definiert Rollen und Abläufe. Er legt fest, wann externe Spezialisten hinzugezogen werden und wie betroffene Systeme forensisch untersucht werden. Regelmäßige Übungen – ähnlich wie Brandschutzübungen – helfen, im Ernstfall ruhig und koordiniert zu handeln.
Nach einem Vorfall beginnt die Aufarbeitung. Welche Schwachstelle wurde ausgenutzt? Wie konnte die Phishing-Mail die Filter passieren? Was lässt sich technisch und organisatorisch verbessern? Diese Analyse ist keine Schuldzuweisung, sondern Teil eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.
Regulierung und Selbstverpflichtung
Die europäische NIS-2-Richtlinie verpflichtet bestimmte Unternehmen – insbesondere in kritischen Infrastrukturen – zu erhöhten Cybersicherheitsstandards. E-Mail-Sicherheit ist Teil dieser Anforderungen. Wer unter die Regelung fällt, muss nachweisen, dass angemessene Schutzmaßnahmen implementiert sind.
Doch auch jenseits gesetzlicher Vorgaben wächst das Bewusstsein. Branchenverbände entwickeln freiwillige Standards, Versicherer bieten Cyber-Policen nur noch bei nachweisbarem Schutz an. Der Markt belohnt Unternehmen, die Sicherheit ernst nehmen – und bestraft jene, die nachlässig agieren.
FAQ – Häufig gestellte Fragen zur E-Mail-Sicherheit im Betrieb
Warum ist E-Mail-Sicherheit Teil des Arbeitsschutzes?
In vernetzten Produktionsumgebungen können kompromittierte E-Mail-Systeme direkten Zugang zu Maschinen und Steuerungsanlagen ermöglichen. Digitale Angriffe gefährden nicht nur Daten, sondern auch die physische Sicherheit von Beschäftigten.
Welche technischen Standards schützen vor gefälschten E-Mails?
SPF, DKIM und DMARC sind Authentifizierungsverfahren, die sicherstellen, dass E-Mails tatsächlich von der angegebenen Quelle stammen. Sie müssen in der E-Mail-Infrastruktur korrekt konfiguriert werden.
Wie erkenne ich Phishing-E-Mails?
Verdächtige Merkmale sind ungewöhnliche Absenderadressen, Rechtschreibfehler, dringliche Handlungsaufforderungen und Links, die nicht zur angegebenen Domain passen. Im Zweifelsfall sollte die Echtheit über einen separaten Kommunikationskanal überprüft werden.
Darf der Arbeitgeber E-Mails seiner Beschäftigten überwachen?
Nur in engen Grenzen. Automatisierte Scans auf Schadsoftware sind zulässig, tiefgehende Inhaltsanalysen ohne konkreten Verdacht verstoßen gegen Datenschutzrecht. Transparenz und Betriebsvereinbarungen sind erforderlich.
Was tun, wenn eine verdächtige E-Mail geöffnet wurde?
Sofort die IT-Abteilung informieren, den Rechner vom Netzwerk trennen und keine weiteren Aktionen ausführen. Ein schnelles Handeln kann die Ausbreitung von Schadsoftware verhindern.
Wie oft sollten Mitarbeitende zu E-Mail-Sicherheit geschult werden?
Einmalige Schulungen reichen nicht. Kontinuierliche Sensibilisierung durch kurze, praxisnahe Module und regelmäßige Phishing-Simulationen zeigen nachweislich bessere Wirkung.
Wer ist im Betrieb für E-Mail-Sicherheit verantwortlich?
Die Verantwortung liegt oft bei der IT-Abteilung, sollte aber in enger Abstimmung mit Fachkräften für Arbeitssicherheit und Geschäftsführung wahrgenommen werden. Klare Zuständigkeiten und Kommunikationswege sind entscheidend.
